ASD – COME GESTIRE IL REGISTRO DEI VERBALI DELLE ASSEMBLEE

Fra le principali contestazioni mosse in sede di verifica sulle associazioni sportive c’è la non corretta tenuta dei libri dei verbali assemblee (soci e Consiglio Direttivo).

E’ quindi fondamentale che le associazioni prestino la massima attenzione a tale adempimento, sia nella forma che nel contenuto.

Le disposizioni di legge relative all’argomento, per quanto riguarda le associazioni, sono essenzialmente tre (art. 38, comma 1, c.c., art. 148, comma 8, T.U.I.R., art. 90, comma 18, della Legge 27/12/02 n. 289) ma nessuna di queste norme richiedono espressamente che sia redatto un verbale delle assemblee e delle riunioni del Consiglio Direttivo, né che sia tenuto un libro per raccogliere tali verbali.

Tuttavia, l’art. 38 c.c. stabilisce che le regole di funzionamento delle associazioni siano stabilite dagli accordi fra gli associati (raccolti nello Statuto sociale) e, molto spesso, viene previsto che delle assemblee sociali e delle riunioni del Consiglio Direttivo siano redatti verbali. A tal proposito si ricorda che in una associazione lo Statuto è un documento fondamentale mediante il quale si realizza il contratto e lo scopo sociale. Per questa ragione dirigenti e soci devono redigerlo con molta attenzione disponendo comportamenti ed adempimenti che possano essere realmente concretizzati. A volte, infatti, negli statuti di legge una elencazione di regole non necessarie, capaci in alcuni casi solo di “complicare” le cose. Può succedere, infatti, che lo stesso preveda particolari compiti a carico dell’assemblea in concreto non realizza (come ad es. “approvare il bilancio preventivo“, “ dettare le linee generali dell’attività“, ecc.) o specifiche modalità di convocazione dei soci (ad es. raccomandata).

Anche i citati art. 148 del T.U.I.R. e 90 della Legge 289/02 contribuiscono a rafforzare la valenza della tenuta dei libri sociali. Essi infatti impongono, ai fini dell’ottenimento delle agevolazioni fiscali previste per le associazioni, alcune clausole statutarie le quali stabiliscono che le decisioni debbono essere prese collettivamente e che ciascun socio ha il diritto di partecipare alle decisioni e il diritto di sapere cosa è stato deciso in sua assenza. Per cui la redazione dei verbali e la loro raccolta in un libro consultabile appare uno strumento idoneo a rispettare le predette prescrizioni.

E’ fondamentale che dal verbale risulti che siano i soci a prendere le decisioni. Nelle associazioni, infatti, l’assemblea deve essere il luogo dove prendono ma anche si formano le decisioni: oltre al presidente, le proposte possono essere formulate anche da soci, la discussione deve essere aperta, effettiva, “democratica“, e di ciò il verbale deve dare conto, se vi sono soci contrari, ne deve essere dato atto. In secondo luogo, l’assemblea deve deliberare su tutto ciò che le è riservato dallo statuto, e su questo punto la massima attenzione deve essere prestata sia in sede di applicazione, che ancor prima in sede di predisposizione dello statuto stesso.
Per essere sicuri di rispettare la legge è quindi necessario che in sede di predisposizione dello statuto siano chiaramente stabilite le materie espressamente riservate all’assemblea dei soci, con una elencazione minima come ad esempio dettare le linee generali dell’attività, approvare il regolamento e le sue modifiche, decidere su ogni investimento di una certa rilevanza, esaminare e approvare il rendiconto annuale, decidere su eventuali controversie fra soci, ricevere il rendiconto dall’organo amministrativo, e così via. Fondamentale è che tali compiti siano effettivamente realizzati e se ne possa avere prova (mediante ad es. la redazione e la conservazione dei relativi verbali).

Una volta stabilito che nelle associazioni l’organo sovrano è l’assemblea, il Consiglio Direttivo in teoria potrebbe anche non esistere. Tuttavia quando lo statuto ne preveda la presenza (praticamente sempre), attribuendo compiti, poteri e modalità di funzionamento, tali disposizioni dovranno essere rispettate. Le funzioni e i poteri dei Consiglio non potranno mai essere tali da privare l’assemblea dei soci del suo ruolo centrale a livello decisionale. E’ quindi possibile che il Consiglio Direttivo si debba occupare della gestione ordinaria (stabilire ammontare quota associativa annuale, incarico agli istruttori, ammissione del socio, ecc.), e non delle materie attribuite dalla Legge o dallo Statuto all’Assemblea.
autonomia, che immobile comprare per la sede.

Sotto il profilo prettamente formale il verbale di una riunione (sociale o del CD) deve contenere una serie di elementi indispensabili:

• data, luogo e ora di inizio e fine della riunione;
• indicazione dei presenti (anche allegando al verbale un foglio presenze);
• indicazione dell’ordine del giorno;
• indicazione di chi la presiede e dell’eventuale segretario;
• illustrazione delle modalità di votazione, nel rispetto delle previsioni statutarie (alzata di mano, scrutinio segreto, ecc.);
• sottoscrizione da parte del presidente e del segretario;
• che la stessa è stata regolarmente convocata;
• che sia presente il numero minimo di soci previsto dallo statuto in relazione alle materie da trattare, e al fatto che si sia in prima o seconda convocazione;

Si seguito alcuni elementi per definire le modalità “minime” di tenuta del libro delle assemblee (sociali o del CD):

• non è necessario sia preventivamente vidimato;
• non è necessario sia in forma di libro o modulo continuo, può benissimo essere a fogli mobili;
• se è a fogli mobili le pagine debbono essere numerate;
• se viene fatta una correzione o una cancellazione, la parte eliminata delle essere comunque visibile (facendogli una riga sopra, e non “sbianchettandola”);
• è bene che anche nel libro i verbali siano firmati da presidente e segretario.

Salvo che lo Statuto sociale non disponga diversamente.