RENDICONTO ANNUALE ASD, VADEMECUM PER L’APPROVAZIONE

In questi giorni le ASD, come tutti gli enti associativi, sono impegnati nelle pratiche amministrative che porteranno all’approvazione del Rendiconto Economico e Finanziario dell’anno appena trascorso.

 

La giurisprudenza sul tema indica questo adempimento come fra i più significativi elementi a sostegno dei principi di democraticità e trasparenza che devono sempre caratterizzare la gestione interna e le dinamiche sociali nelle Associazioni. L’omissione o il ritardo grave di quest’obbligo espone il Direttivo a responsabilità diretta rispetto alle conseguenze che, in alcuni casi, possono essere gravissime e portare addirittura al disconoscimento dello status “no profit”.

 

Ma andiamo con ordine.

 

Il Rendiconto è approvato dall’assemblea dei soci ma deve essere prima predisposto ed approvato dal Consiglio Direttivo. E’ pertanto necessario convocare una riunione del CD che approvi il progetto di rendiconto e che stabilisca la data in cui convocare l’assemblea per l’approvazione. E’ molto importante verificare se lo Statuto prevede l’eventuale obbligo  (spesso disatteso) di redigere ed approvare anche un Rendiconto Preventivo.

 

Quanto al contenuto del Rendiconto:

• Nella sezione “economica” bisogna indicare l’ammontare annuo dei costi e dei ricavi raggruppati per singole categorie omogenee, mentre nella parte di natura “finanziaria” dovranno essere esposti il risultato di gestione, la consistenza di cassa/banca, eventuali crediti/debiti ed il riporto degli avanzi/disavanzi degli anni precedenti;
• Nel caso l’ente svolga attività sia di natura commerciale che istituzionale le relative risultanze dovranno essere, nel Rendiconto, esposte separatamente. Una particolare menzione, a riguardo, è da farsi in merito alle spese per bei/servizi utilizzati indistintamente nello svolgimento dell’una e dell’altra attività (cosiddetti “costi promiscui” quali ad es. utenze, locazione immobile, ecc.). Per questi casi l’art. 144 del Tuir, al comma 4, impone agli enti di ripartire i costi promiscui nella stessa proporzione che c’è tra le entrate commerciali e le entrate complessive dell’ente.

Da un punto di vista procedurale, il primo passaggio da verificare è la scadenza entro cui deve essere convocata l’assemblea dei soci per l’approvazione.
Solitamente nello Statuto viene stabilito il termine  di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio per cui, ad esempio, l’approvazione del Rendiconto dell’anno appena trascorso dovrebbe avvenire entro il 30.04 dell’anno corrente anche se lo Statuto potrebbe prevedere un termine diverso. Nei casi in cui l’esercizio sociale non coincida con l’anno solare, invece, il termine deve essere calcolato sulla base della data di chiusura dell’esercizio sociale. Per cui, ad esempio, per esercizi sociali con inizio il 01.07 e chiusura il 30.06 dell’anno successivo, il termine per approvazione del bilancio sarebbe il 31.10.

 

Un aspetto molto “delicato” spesso trascurato è la verifica delle modalità di convocazione dell’assemblea.
Anche in questo caso ci soccorre lo Statuto sociale ma, a parere di chi scrive, è sempre opportuno gestire la convocazione con modalità tracciabili (raccomandate, fax, mail, ecc.) oppure con avviso di convocazione tenuto presso la sede da fare firmare “per presa visione” o ogni altra modalità utile a dimostrare di avere effettivamente convocato gli aventi diritto. In questo modo sarà più semplice evitare contestazioni o difendersi dall’accusa di non aver consentito la partecipazione all’assemblea e l’esercizio al diritto di voto. Si sconsiglia, dunque, una convocazione mediante il solo “avviso affisso in bacheca” presso la sede dell’Associazione. Uno strumento interessante, anche se non previsto dallo Statuto, potrebbe essere la pubblicazione dell’avviso di convocazione sul sito o sui profili social della ASD in quanto, al giorno d’oggi, sono particolarmente efficaci non solo perchè idoneo a raggiungere tutti gli interessati ma anche a dimostrare la data di pubblicazione dell’avviso (a differenza dell’avviso “affisso” in bacheca) al fine di dimostrare il rispetto dei termini di pubblicazione preventiva rispetto alla data dell’assemblea stabiliti dallo Statuto.

 

Una volta stabilito come convocare gli aventi diritto bisogna stabilire chi convocare.
Occorre, infatti, tenere ben distinto l’elenco degli associati, presenti sul libro soci al momento della convocazione, rispetto ai soggetti non soci frequentatori del circolo, che siano solo tesserati per la pratica sportiva. Se non si vogliono rischiare contestazioni in caso di verifiche fiscali, vanno convocati esclusivamente i primi. In presenza di minori, inoltre, occorrerà verificare nello Statuto se il genitore esercente la patria potestà abbia o meno il diritto di intervento e di voto in assemblea.

 

Se lo Statuto prevede sia la prima convocazione che la seconda, nell’avviso di convocazione andranno indicate entrambe le convocazioni, prestando anche attenzione ad eventuali obblighi di date oppure di orari. Potrebbe essere previsto, infatti, che la seconda convocazione non possa tenersi prima di un certo numero di giorni o di ore rispetto alla data e all’orario stabiliti per la prima convocazione.

 

Bisogna prestare anche attenzione dove convocare assemblea.
Il luogo deve esser idoneo ad accogliere tutti i soci aventi diritto a partecipare. E’ da escludersi, dunque, l’abitazione del Presidente o un piccolo ufficio

 

L’ordine del giorno dovrà contenere, oltre al punto che riguarda l’approvazione del rendiconto, anche eventuali ulteriori materie poste all’attenzione dell’assemblea.

 

Durante l’assemblea è consigliabile istituire il foglio presenze (lista dei soci con nome e cognome), al fine di raccogliere le firme dei presenti.

 

Dell’assemblea dovrà essere redatto apposito verbale  riportando eventuali interventi significativi e lasciando traccia dell’eventuale dibattito e ovviamente delle delibere adottate. Si ricorda che il Rendiconto e la relativa delibera di approvazione devono essere portati a conoscenza degli associati (art. 148, co. 8, lett. e). Pertanto tali documenti potrebbero essere, ad esempio, pubblicati nel sito dell’Associazione oppure inviati via mail al socio assente oppure tenuto a disposizione degli associati presso la sede, previa relativa comunicazione scritta.