RIMBORSI SPESA A DIPENDENTI E COLLABORATORI

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Nelle realtà aziendali i dipendenti ed i collaboratori (es. amministratori) spesso sostengono spese di trasferta che successivamente vengono rimborsate dal datore di lavoro al termine del periodo di paga.

Le spese oggetto di questa particolare disciplina sono quelle tipiche della trasferta, ovvero:

  • Vitto (es. Ristorante);
  • Alloggio (es. Hotel);
  • Viaggio (es. metro/bus/taxi o indennità km per l’utilizzo della propria autovettura).

Il trattamento fiscale dei rimborsi varia in base alla tipologia di spesa rimborsata, al metodo di rimborso adottato e al rispetto degli obblighi di documentazione e tracciabilità e dal 2025 la distinzione tra trasferta comunale ed extra-comunale rileva solo per vitto e alloggio.

METODO ANALITICO

Il rimborso può riguardare sia le spese di Vitto/Alloggio che di Viaggio.

Tale rimborso si determina in base alle spese effettivamente sostenute e documentate dal dipendente o collaboratore.

Se la “trasferta” avviene:

Dentro il Comune (della sede di lavoro):

  • Rimborso spese di Vitto/Alloggio:
  1. In capo al dipendente – TASSATO
  2. In capo al datore – DEDOTTO nella misura del 75% senza limiti di spesa (Art. 109, comma 5, TUIR)
  • Rimborso spese di Viaggio:
  1. In capo al dipendente – e trattasi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate (compresi taxi, NCC, pedaggi, parcheggi e indennità chilometrica ACI), purché pagate con strumenti tracciabili ove richiesto oppure trasporto “non di linea” (es. taxi) ma solo se il pagamento avviene con strumenti tracciati (dal 01.01.2025);
  2. In capo al datore – DEDOTTO nella misura del 100% se la spesa è comprovata e, per taxi e NCC, pagata con strumenti tracciabili:

Fuori dal Comune (della sede di lavoro):

  • Rimborso spese di Vitto/Alloggio:
  1. In capo al dipendente – DETASSATO entro i limiti di legge, a condizione che le spese siano sostenute con strumenti di pagamento tracciabili
  2. In capo al datore – DEDOTTO nella misura del 100% nei limiti di euro 180,76 al giorno (euro 258,23 per l’estero), ai sensi dell’art. 95, comma 3, TUIR, a condizione che il pagamento avvenga con strumenti tracciabili
  • Rimborso spese di Viaggio:
  1. In capo al dipendente – DETASSATO se trattasi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, comprese le indennità chilometriche calcolate secondo le tabelle ACI, nonché le spese per vettori esterni sostenute con strumenti tracciabili.
  2. In capo al datore – DEDOTTO nella misura del 100%, nei limiti dell’effettiva percorrenza e secondo le tariffe ACI, nonché per le spese sostenute verso vettori esterni con strumenti di pagamento tracciabili.

Adottando il metodo “analitico” la Legge consente al dipendente (collaboratore) di percepire un ulteriore rimborso esentasse di altre spese anche non documentabili, purché analiticamente attestate dal dipendente (collaboratore) fino ad euro 15,49 per le trasferte sul territorio italiano, o di euro 25,82 per le trasferte all’estero. Questo tipo di rimborso è totalmente deducibile in capo al datore di lavoro.

METODO FORFETTARIO

Il datore corrisponde al dipendente/collaboratore una somma di denaro forfettaria per le sole spese di Vitto/Alloggio. Le spese di viaggio sono sempre escluse dal metodo forfettario per cui il relativo rimborso deve essere gestito sempre e solo in via analitica.

Se la “trasferta” avviene:

Dentro il Comune (della sede di lavoro):

  • Rimborso spese di Vitto/Alloggio:
  1. In capo al dipendente – TASSATO
  2. In capo al datore – DEDUCIBILE

Fuori dal Comune (della sede di lavoro):

  • Rimborso spese di Vitto/Alloggio:
  1. In capo al dipendente – DETASSATO fino a 46,48 euro al giorno (euro 77,47 per estero)
  2. In capo al datore – DEDUCIBILE nella misura del 100% senza limiti di spesa (Art. 109, comma 5, TUIR)

METODO MISTO

Con riferimento alle sole spese di Vitto/Alloggio il datore rimborsa le spese in parte analiticamente (dietro presentazione dei giustificativi di spesa da parte del lavoratore/collaboratore pagati con strumenti tracciati) ed in parte forfettariamente. Abbiamo due distinti casi:

  1. Il datore rimborsa le spese di vitto o, in alternativa, quelle di alloggio e corrisponde, in aggiunta, anche una indennità forfetaria. In questo caso l’indennità forfettaria sarà:
  • In capo al dipendente – DETASSATA fino a 30,99 euro al giorno (euro 51,65 per estero)
  • In capo al datore – DEDUCIBILE nella misura del 100% senza limiti di spesa (Art. 109, comma 5, TUIR).
  1. Il datore rimborsa le spese di Vitto e anche Alloggio oltre a corrispondere, in aggiunta, anche una indennità forfetaria. In questo caso l’indennità forfettaria:
  • In capo al dipendente – DETASSATA fino a 15,49 euro al giorno (euro 25,82 per estero)
  • In capo al datore – DEDUCIBILE nella misura del 100% senza limiti di spesa (Art. 109, comma 5, TUIR)

I rimborsi di altre tipologie di spesa strettamente connesse alla trasferta (quali pedaggi e parcheggi), se comprovate e documentate, non concorrono a formare il reddito del dipendente e sono deducibili in capo al datore di lavoro.