COME GESTIRE IL LIBRO SOCI DI UNA ASD
Le persone che intendono far parte di una ASD devono seguire la procedura indicata nello Statuto dell’Associazione di cui intendono fare parte.
Quasi sempre è prevista la formalizzazione di una richiesta scritta da parte dell’interessato nella quale il proponente è chiamato a confermare la presa visione dello Statuto e di eventuali Regolamenti interni vigenti alla data della richiesta.
Nella istanza, solitamente predisposta dalla stessa ASD, sarà possibile inserire anche:
- l’obbligo di consegna del certificato medico entro la data di inizio dell’attività sportiva;
- l’ammontare della quota associativa annuale previstase deliberata dall’organo deputato (solitamente il Consiglio Direttivo).
La domanda dovrà essere corredata da una adeguata informativa sulla gestione dei dati personali adottata dalla ASD (normativa sulla Privacy) che contenga, fra le altre cose, l’indicazione di un Responsabile, previamente formato ed incaricato dalla stessa ASD, a cui potersi rivolgere per l’esercizio dei diritti riconosciuti al Titolare dei dati personali forniti nell’ambito della disciplina vigente (per maggior dettagli su argomento clicca QUI).
La richiesta compilata a firmata dal proponente, previo versamento della quota associativa, deve successivamente essere approvata dal Consiglio Direttivo con apposita delibera.
Solo dopo aver portato a termine questa procedura il richiedente deve essere iscritto al Libro Soci.
Tutti gli iscritti al Libro Soci:
- devono rispettare gli obblighi previsti nello Statuto (es. norme di comportamento, versamento quota associativa annuale) e nei Regolamenti interni se deliberati;
- possono esercitare i diritti riconosciuti dallo Statuto (es. diritto alla partecipazione alla vita associativa, utilizzo attrezzature e spazi comuni, elettorato attivo e passivo, ecc.).
Tutta la modulistica connessa alla procedura di ammissione (istanza, informativa, ecc.) dovrà essere conservata ordinatamente e cronologicamente dalla persona preposta agli adempimenti amministrativi della ASD (solitamente il “segretario”). Si consiglia di allegare gli stessi al verbale del Consiglio Direttivo che delibera la relativa ammissione a socio.
Il Libro Soci può essere in formato elettronico (es. foglio excell) o cartaceo e deve accogliere, per ogni iscritto, le seguenti informazioni:
- Numero progressivo di iscrizione (si comincia iscrivendo i soci “fondatori”);
- Data di iscrizione (data delibera del CD);
- Dati anagrafici;
- Recapiti telefono e indirizzo mail (non obbligatorio ma consigliatissimo);
- Annotazioni (spazio libero sul quale annotare informazioni di rilievo riferite al singolo socio come eventuali cariche sociali rivestite o provvedimenti da parte del CD come ad es. esclusione o recesso volontario).
Il libro soci è unico e vale per tutta la vita dell’ASD.
Dallo stesso dovrà desumersi, in ogni momento, l’identità di tutti i soci che hanno fatto parte dell’ASD fin dalla costituzione, anche se successivamente abbiano perso tale qualifica per esclusione o recesso. Il libro soci, dunque, non va confuso con l’elenco dei soci che nella singola stagione sportiva si sono iscritti per la prima volta o hanno rinnovato l’iscrizione pagando la quota associativa annuale. Per cui il Libro Soci NON va compilato “ex novo” con cadenza annuale.
Il numero progressivo di iscrizione del singolo socio sarà sempre lo stesso, ad eccezione del seguente caso:
Se un socio dovesse recedere o perdere tale qualifica (es. per esclusione), bisognerà riportare l’evento nell’apposita sezione del libro soci “ANNOTAZIONI” riportando quanto accaduto (es. data di comunicazione del recesso o data delibera di esclusione. Laddove lo statuto della ASD consentisse (o non escludesse) al socio “dimissionario” o “escluso” di poter far parte nuovamente della ASD, in caso di nuova iscrizione, allo stesso verrà attribuito un nuovo numero progressivo sul libro soci.
