TUTTE LE REGOLE DEI RIMBORSI SPESA AI COLLABORATORI DELLE ASD/SSD

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In tema di collaborazioni sportive (volontari o lavoratori) proviamo a fare ordine sulle regole che disciplinano il riconoscimento dei rimborsi spesa alla luce delle novità applicabili dal 1° gennaio 2025.

I collaboratori sportivi possono ricevere un rimborso per una o più delle seguenti tipologie di spesa:

  • vitto e alloggio;
  • viaggio e trasporto;
  • indennità chilometriche per l’utilizzo del mezzo proprio, se congrui, autorizzati e documentati.

Il rimborso delle spese può essere concesso:

  • al volontario, per gli spostamenti tra abitazione e luogo dove si svolge l’attività sportiva oppure per raggiungere il luogo in cui si svolgono gare, eventi, manifestazioni e altre missioni autorizzate dall’ASD/SSD, solo se in comune diverso da quello di residenza del volontario e limitatamente alle spese effettivamente sostenute e documentate; inoltre, è possibile riconoscere rimborsi forfettari fino a euro 400,00 mensili, anche per attività svolte nel comune di residenza, ma solo in occasione di manifestazioni ed eventi sportivi riconosciuti.
  • al collaboratore dipendente o co.co.co., solo se per la trasferta effettuata presso un comune diverso dalla sede di lavoro (indicata nel contratto di collaborazione).

In ogni caso il diritto al rimborso spese deve essere previamente deliberato dal Consiglio Direttivo che deve indicare:

  • la natura delle spese rimborsabili (es. solo viaggio, no vitto);
  • le condizioni di ammissibilità delle spese di cui si chiede il rimborso (es. solo in occasioni di gare);
  • eventuali limiti delle spese rimborsabili (es. in termini di importi);
  • le modalità di presentazione della nota spese, i giustificativi da allegare e la prova del pagamento tracciato e l’obbligo di conservazione della documentazione.

Il collaboratore volontario può chiedere il rimborso nelle seguenti forme:

  • documento a “piè di lista” ovvero una nota riepilogativa nella quale va indicato luogo, data e motivo della/e trasferta/e e l’elenco delle spese sostenute allegandone i giustificativi di spesa (es. fattura, biglietto treno, ecc.);
  • una distinta che, con riferimento alla trasferta effettuata contiene contenga luogo, data, motivo e km percorsi, che riconosce con riconoscimento di una indennità chilometrica, determinata in base ai valori delle tabelle ACI, al tipo di auto usata e alla distanza percorsa;
  • rimborso forfettario fino a euro 400,00 mensili solo in occasione di manifestazioni ed eventi sportivi riconosciuti dagli organismi affilianti, a condizione che tali soggetti abbiano deliberato tipologie di spese e attività di volontariato rimborsabili, che l’ASD/SSD comunichi al RASD i nominativi dei precettori e importi corrisposti.

I rimborsi forfettari ai volontari concorrono al superamento delle soglie di non imponibilità fiscale (15.000) e previdenziale (5.000) previste per il lavoro sportivo.

Il collaboratore dipendente/co.co.co. può accedere a più forme di rimborso, ovvero:

  • forfetario fino ad un massimo di euro 46,48 al giorno oppure a “piè di lista” esibendo documenti giustificativi di spesa;
  • indennità chilometrica o mediante esibizione dei documenti di spesa, con riferimento alle spese di viaggio e trasporto; per il mezzo proprio è opportuno indicare targa, tipo di veicolo, tragitto, km percorsi e parametri ACI utilizzati.
  • misto (spese di vitto e alloggio in modo “forfetario” e spese di viaggio/trasporto a “piè di lista”)

Per le spese sostenute nel medesimo territorio comunale della sede di lavoro, i rimborsi di viaggio e trasporto possono essere rimborsati se comprovati e documentati; il rimborso delle spese di vitto e alloggio sono invece tassati.

Per le spese sostenute fuori dal comune della sede di lavoro sono esentasse i rimborsi analitici documentati di vitto, alloggio, viaggio e trasporto; le indennità forfettarie entro le franchigie di euro 46,48 in Italia ed euro 77,47 all’estero; le soluzioni miste con franchigie ridotte.

Dal 2025, per dipendenti e co.co.co., alcune spese rimborsate a piè di lista devono essere pagate con strumenti tracciabili.

  • La tracciabilità serve soprattutto per vitto, alloggio, taxi e NCC in Italia.
  • Non è invece normalmente richiesta per treni, aerei, rimborsi chilometrici, piccole spese non documentabili nei limiti previsti e spese sostenute all’estero.

Se la tracciabilità è richiesta ma manca, il rimborso diventa tassato per il collaboratore e può rilevare anche ai fini contributivi.

Per direttori di gara e figure assimilate è possibile riconoscere rimborsi spese anche per attività svolte nel proprio Comune di residenza, entro il limite di 400 euro mensili, se ricorrono le condizioni previste per i rimborsi forfettari ai volontari sportivi.

In liena generale i rimborsi spesa, seppure autorizzati dal CD, devono sempre rispettare un criterio di congruità rispetto al principio generale di destinazione delle risorse disponibili a finalità istituzionali. Per cui, ad esempio, andrebbe verificato se in luogo delle indennità chilometriche riconosciute ai collaboratori per l’utilizzo dell’auto propria il ricorso spese alternative, come il noleggio di una navetta o bus possa risultare più conveniente. Il rischio legato all’ “abuso” della politica dei rimborsi spesa potrebbe far sospettare ad una distribuzione (indiretta) di utili.