RIMBORSI SPESA A DIPENDENTI E COLLABORATORI

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Nelle realtà aziendali i dipendenti ed i collaboratori (es. amministratori) spesso sostengono spese di trasferta che successivamente vengono rimborsate dal datore di lavoro al termine del periodo di paga.

Le spese oggetto di questa particolare disciplina sono quelle tipiche della trasferta, ovvero:

  • Vitto (es. Ristorante);
  • Alloggio (es. Hotel);
  • Viaggio (es. metro/bus/taxi o indennità km per l’utilizzo della propria autovettura).

Il trattamento fiscale dei rimborsi varia a seconda della tipologia di “trasferta” (comunale, extra-comunale, estero) e in base ai diversi metodi di determinazione del rimborso stesso.

METODO ANALITICO

Il rimborso può riguardare sia le spese di Vitto/Alloggio che di Viaggio.

Tale rimborso si determina in base alle spese effettivamente sostenute e documentate dal dipendente o collaboratore.

Se la “trasferta” avviene:

Dentro il Comune (della sede di lavoro):

  • Rimborso spese di Vitto/Alloggio:
  1. In capo al dipendente – TASSATO
  2. In capo al datore – DEDOTTO nella misura del 75% senza limiti di spesa (Art. 109, comma 5, TUIR)
  • Rimborso spese di Viaggio:
  1. In capo al dipendente – TASSATO (ad eccezione delle spese si “trasporto” comprovate dal documento di spesa emesso dal vettore come ad es. biglietto metro/bus/taxi )
  2. In capo al datore – DEDOTTO nella misura del 100%

Fuori dal Comune (della sede di lavoro):

  • Rimborso spese di Vitto/Alloggio:
  1. In capo al dipendente – DETASSATO
  2. In capo al datore – DEDOTTO nella misura del 100% fino a euro 180,76 al giorno/euro 258,23 per estero (Art.95, comma 3, TUIR)
  • Rimborso spese di Viaggio:
  1. In capo al dipendente – DETASSATO (nei limiti fissati dalle tariffe Aci in base al modello auto e percorrenza media annua del veicolo)
  2. In capo al datore – DEDOTTO 100% (nei limiti della effettiva percorrenza e in base alle tariffe Aci relativi al costo di percorrenza corrispondente ad un automezzo di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali se alimentato a benzina, ovvero non superiore a 20 cavalli fiscali se alimentato a gasolio)

Adottando il metodo “analitico” la Legge consente al dipendente (collaboratore) di percepire un ulteriore rimborso esentasse di altre spese anche non documentabili, purché analiticamente attestate dal dipendente (collaboratore) fino ad euro 15,49 per le trasferte sul territorio italiano, o di euro 25,82 per le trasferte all’estero. Questo tipo di rimborso è totalmente deducibile in capo al datore di lavoro.

METODO FORFETTARIO

Il datore corrisponde al dipendente/collaboratore una somma di denaro forfettaria per le sole spese di Vitto/Alloggio. Le spese di viaggio sono sempre escluse dal metodo forfettario per cui il relativo rimborso deve essere gestito sempre e solo in via analitica.

Se la “trasferta” avviene:

Dentro il Comune (della sede di lavoro):

  • Rimborso spese di Vitto/Alloggio:
  1. In capo al dipendente – TASSATO
  2. In capo al datore – DEDUCIBILE

Fuori dal Comune (della sede di lavoro):

  • Rimborso spese di Vitto/Alloggio:
  1. In capo al dipendente – DETASSATO fino a 46,48 euro al giorno (euro 77,47 per estero)
  2. In capo al datore – DEDUCIBILE nella misura del 100% senza limiti di spesa (Art. 109, comma 5, TUIR)

METODO MISTO

Con riferimento alle sole spese di Vitto/Alloggio il datore rimborsa le spese in parte analiticamente (dietro presentazione dei giustificativi di spesa da parte del lavoratore/collaboratore) ed in parte forfettariamente.

Abbiamo due distinti casi:

  1. Il datore rimborsa le spese di vitto (o, in alternativa, quelle di alloggio) e corrisponde, in aggiunta, anche una indennità forfetaria. In questo caso l’indennità forfettaria sarà:
  • In capo al dipendente – DETASSATA fino a 30,99 euro al giorno (euro 51,65 per estero)
  • In capo al datore – DEDUCIBILE nella misura del 100% senza limiti di spesa (Art. 109, comma 5, TUIR)Il datore rimborsa le spese di Vitto e anche Alloggio oltre a corrispondere, in aggiunta, anche una indennità forfetaria. In questo caso l’indennità forfettaria:
  • In capo al dipendente – DETASSATA fino a 15,49 euro al giorno (euro 25,82 per estero)
  • In capo al datore – DEDUCIBILE nella misura del 100% senza limiti di spesa (Art. 109, comma 5, TUIR)

I rimborsi di altre tipologia di spesa, diverse da Vitto, Alloggio e Viaggio (come ad es. il parcheggio) sono deducibili in capo al datore (se inerenti la trasferta del dipendente/collaboratore) ma sempre tassati in capo al percettore.